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2024年应该如何高效地处理外贸客户询盘？
2024年应该如何高效地处理外贸客户询盘？
询盘是我们在向海外客户发送开发信后，客户对你的产品感兴趣并且回复你的这个动作就叫询盘。通常会通过B2B平台和电子邮件等进行沟通。邮件内容通常包含客户的购买需求或者对产品具体的要求。所以，如何处理询盘信息才能得到客户的回复呢？
1. 分析询盘并且分类
客户发来询盘，则说明对产品是有需求的。所以，分析询盘内容可以让我们获得更多的信息，对客户的需求会更明确。
A信头的称呼
邮件的信头称呼有两种² 具体的姓名：如“Hello Lisa”、“Dear Bob¯² 无指向泛称：如“Dear friend”、“Hi Guy°前者会比后者更能体现买家的诚意，表示买家对你的产品更感兴趣；而后者很有可能是群发的。
B产品的描述
如果客户提到了具体的产品型号、功能、颜色、技术参数和包装等细节的话，那说明对方很有诚意，是一个很有潜力成交的客户；如果客户只是询问了价格，则表明其并没有比较急切的需求，我们在跟进的过程中也没有必要投入太多的精力来维护。
C产品的认证
在询盘的过程中，如果客户提到了产品相关的资质认证，那说明客户对产品的质量要求很高，同时也表明了客户的销售规模不会太小，订单量非常可观。
D产品的起订量
如果客户问到了MOQ（Minimum order Quantity），也就是产品的起订量，那说明该客户的需求可能并不大。只有小客户才会关注MOQ，因为他们担心自己的需求达不到卖家的规定要求，所以会在第一封询盘邮件信息里进行问询。如果该客户达不到MOQ的话，则不会耗费精力继续谈判。
E产品的交货期
如果客户在第一封询盘邮件/信息里就问到了交货期，表明很关心交货的进度，说明客户手里有急单，正在找能够满足他们快速需求的工厂和外贸公司。
F付款方式
如果客户在第一封询盘邮件/信息里询问了付款方式，则说明他很可能有资金方面或者付款渠道的问题。但是一般情况下，只有大订单的客户才会关注怎么付款更利于订单的操作，小订单的客户则会先确认订单进而再确定付款方式。
G特殊产品要求
在询盘的过程中，如果客户提到了产品相关的资质认证，那说明客户对产品的质量要求很高，同时也表明了客户的销售规模不会太小，订单量非常可观。
H信尾的署名
如果客户的署名是一个非常详细的公司名称的话，那我们可以提前查看该公司的官网，了解该客户的购买实力。
I目标明确的询盘
这一类的询盘内容会比较具体，包括产品款式、颜色、功能、包装、认证、特定的参数、交货期、订单数量等等。发送这类询盘的客户通常有较大的购买意向，属于优质询盘。
J有潜在需求的询盘
这一类询盘问的内容不会那么多，只会问一些产品、公司和工厂相关的信息。所以这一类的询盘不一定有实际的需求，他们只是想多收集 些信息，方便以后拓展业务。不过，如果当这个客户以后想要更换供应商或者想扩展产品线的时候，我们是很有机会跟他们合作的。
K垃圾询盘
这一类询盘的内容一般都是介绍其公司和产品优势，对于产品细节和要求很少提及。这类询盘基本可以被认定为垃圾询盘。通常垃圾询盘的目的有几种，一种是钓鱼网站，引导我们点击链接获取我们的账号密码；第二种是假借合作之名骗取免费样品。
2. 分析和分类客户信息
我们在回复客户的询盘邮件之前，也需要对客户的信息进行分析和分类，针对不同类型的客户我们要有不同的侧重点。
分析公司名称、官网：了解客户公司的经营规模，初步判断客户的主要采购产品类型和订单数量
了解客户所在地区具体情况：定位客户采购产品的类型以及档位
了解客户所在地区政策：判断客户采购需求的未来走向
大客户和小客户关心的点是不一样的，所以客户的身份不同，我们在进行商务洽谈的时候的关键点也应当有所变化。所以我们可以将客户分为：零售商、经销商、批发商和商场及超市。
3. 合理回复询盘
在了解客户的画像并且对询盘内容进行了初步的分析后，我们在回复询盘邮件的时候也需要注意以下三个基本原则，以增加客户回复邮件的概率。
原则一：回复时间“越短越好”
在保证回复内容准确无误的情况下，在收到询盘的当天一定要回复。尤其是某些B2B平台的询盘，有一些买家会将询盘设置成“12小时后自动匹配给其他卖家”，所以一旦有询盘一定要牢牢抓住。如果我们对询盘信息有把握，就快速回复；如果过了一两个小时再回复，那客户就去忙别的了，影响我们的跟进效率；如果我们对询盘信息没有把握，切勿因为求快而草率回复，一定要分析询盘和客户后再进行回复。我们可以根据不同国家所在的时区来进行询盘的回复，最好是在客户所在地工作时间的早上。海外客户通常会在早上刚开始工作的时候处理前一天的邮件，所以我们也要对各个国家的时间有所把握，提高工作效率。
原则二：回复内容“答即所问”
很多业务员会在回复询盘时拼了命地介绍自己，或者是反问给客户一些问题，想要了解客户更多的信息。但是回复询盘的关键是“回复”。客户发来询盘是想要得到我们的产品信息，如果我们没有正面回复客户想要知道的问题，那这个生意很难继续下去。所以为了实现与客户的有效沟通，我们要答即所问，先解决客户的问题之后，再提出我们的问题。
原则三：回答格式“规范全面”
除了以上的时效性和内容侧之外，就是回复询盘时的格式。对于只针对我们公司或者产品的询盘，我们要认真地进行回复，包括对其的称呼和产品，我们要让客户看出来我们是在进行1V1的跟进而非群发。如果是实在没时间进行回复，那我们可以用模板进行回复。但是模板也需要有规范的格式和全面完整的信息，包括公司信息和联系方式，让客户第一时间了解并关注我们。
4. 适度跟进询盘
跟进询盘对外贸工作是很重要的一环，不仅让客户知道我们对其的重视，也可以让客户对我们加深印象。但是很多业务员在回复询盘之后就开始煎熬等待客户的回复，其实我们是可以在此期间做出一些动作的。
制定询盘跟进节奏
我们在跟进询盘的时候一定要有一个自己的节奏，当我们回复客户询盘后的第二天如果没有收到回复，则可以主动发邮件进行询问，确认客户是否收到了邮件、是否遇到了什么问题、有什么需要我们配合的工作等等。通常，询盘跟进节奏可以为1天、3天、5天、7天、15天、30天，可以按照自己的业务节奏进行。间隔太紧或者太松都可能影响客户的回复。
平和心态持续跟进
很多业务员会在一两次跟进询盘无果后变得比较急躁。其实客户不回复邮件是一件非常正常的事情，我们需要找到自己可能出现的问题，并持续跟进，不要轻易放弃任何一个询盘。
主动寻找无果原因
可能导致客户不回复的原因太多了，比如我们的邮件内容有些不合规的内容被对方的邮箱拦截，也可能是客户对我们回复的内容不满意，或者是客户现在没有下单的意向。而我们只需要做到主动寻找原因，并且解决所有可能出现的问题。
优化提升跟进内容
跟进询盘的过程不是一直追问客户为什么不回复，也不是一直把同样的内容重复发送，而是要不停地变换角度去分析客户的需求。举个例子，如果我们猜测客户更在意产品质量，那我们推荐产品的时候就要倾向于介绍产品的质量优势；如果客户更在意价格，那我们推荐产品的时候就要倾向于介绍产品的价格优势；如果字里行间能够感受到客户在资金方面有困难，那可以提供更人性化的付款方式。
